Digitalizzazione
La digitalizzazione è il processo di migrazione di un ente dalle procedure tradizionali di gestione e archiviazione ad un sistema di condivisione analogica e virtuale che consente una immediata interrelazione e disponibilità documentale e di dati.
La digitalizzazione impone anche una cultura per l’innovazione ed un nuovo rapporto tra gli utenti.
Cambia il paradigma
Il nuovo paradigma per ogni ente che vuole perseguire una trasformazione digitale deve adottare dei processi e dei servizi che siano istantanei, pertinenti e sempre online con il forte ausilio del cloud.
In che cosa consiste il cambio di paradigma?
Essenzialmente il cambiamento è portato dalla velocità delle informazioni e dalla capacità di gestire il proprio ufficio (qui inteso come attività e non come luogo) nei modi e termini che più corrispondono alla sua vita ed alle sue obbligazioni.
Dietro la definizione “digitalizzazione” in realtà si mostra un nuovo modello di gestione che ti affranca dalla presenza in ufficio, ti affranca dagli spostamenti ed in molti casi ti consente di lavorare nella migliore delle condizioni.
Ed in questo la digitalizzazione cambia il paradigma perché quelli che una volta erano obbligatoriamente i luoghi per gestire il proprio ufficio, sono venuti meno con tutta una serie di vantaggi (ma anche alcuni svantaggi) che si possono dedurre.
Cambiano le leggi
In tutti gli Stati europei, e tra questi l’Italia, si è provveduto alla creazione di leggi e conseguenti processi di adeguamento delle strutture dello Stato alle tecnologie. Si è iniziato quindi un processo di trasformazione che consente un migliore rapporto con i cittadini, un vantaggio nella riduzione dei costi e nella migliore efficienza gestionale.
La pubblica amministrazione italiana, ad esempio, dichiara ” l’obiettivo è rendere la Pubblica Amministrazione la migliore alleata di cittadini e imprese, con un’offerta di servizi sempre più efficienti e facilmente accessibili” (fonte Digitalizzazione della PA (innovazione.gov.it)) a pieno sostegno di quanto sin qui sostenuto.
In Italia, ad esempio è stato promulgato un codice per la digitalizzazione a cui le PA devono adeguare la loro organizzazione (fonte: Codice Amministrazione Digitale|Agenzia per l’Italia digitale (agid.gov.it)).
Digitalizzazione legale
Noi di Dashlo ci siamo occupati della digitalizzazione degli uffici affari legali realizzando una piattaforma che mette al centro l’ente. La piattaforma risponde alla logica della digitalizzazione portando dati, note, corrispondenza, documenti, atti legali, analisi, costi ed ogni altro elemento di gestione.
L’impiego della piattaforma ©Dashlo – Legal Relationship Management consente di avere in cloud tutte le attività legali dell’ente ed il controllo delle stesse sia sotto il profilo operativo (udienze, scadenze, decadenze, prescrizioni, testimonianze ecc..) economico (spese di giustizia, spese professionali, spese per istituti vendite giudiziarie, spese interne, spese per ricerche e indagini, spese postali ed incassi) statistiche (durata media dei processi, esiti negativi, esiti positivi, attribuzione percentuale delle pratiche tra avvocati ecc.).
Con ©Dashlo-Legal Relationship Management l’ufficio legale dell’ente è sempre aggiornato e disponibile su smartphone, tablet, laptop e computer.